Alte und neue Instrumente der internen Unternehmenskommunikation
Seit den 1990er Jahren erlebt die Arbeitswelt durch die Globalisierung und Digitalisierung einen radikalen Wandel. Diese beiden bestimmenden Phänomene haben auch die Instrumente der internen Unternehmenskommunikation fundamental verändert.
Neue Informations- und Kommunikationstechnologien haben die Art und Weise, wie Informationen an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weitergegeben werden können, vervielfacht. Doch nicht nur die Anzahl der Kommunikationsmittel hat stark zugenommen, sondern auch die Möglichkeiten der Vermittlung und Präsentation.
Klassische Instrumente der internen Unternehmenskommunikation
Bis zur Jahrtausendwende waren vor allem Rund- und Informationsschreiben, Mitarbeiterzeitschriften und das so genannte Schwarze Brett gängige Instrumente für die interne Kommunikation. Der persönliche Kontakt während Veranstaltungen (zum Beispiel während Mitarbeiterversammlungen) oder im Zuge eines Mitarbeitergesprächs war ebenfalls eine zentrale Säule der internen Unternehmenskommunikation. Ziele waren vorrangig die Informationsweitergabe sowie die Motivation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Für die Belegschaft hatte die interne Kommunikation auch eine wichtige Orientierungsfunktion: das unternehmerische Leitbild, strategische Überlegungen aber auch betriebswirtschaftliche Kennzahlen, kurz Managemententscheidungen, konnten besser nachvollzogen werden.
Digitale Instrumente der internen Unternehmenskommunikation
Die rasant fortschreitende Digitalisierung hat in den vergangenen 20 Jahren völlig neue Instrumente für die Mitarbeiterkommunikation in Unternehmen mit sich gebracht. Die folgenden Instrumente werden mittlerweile häufig in der internen Unternehmenskommunikation eingesetzt und sind sogar in vielen Betrieben nicht mehr wegzudenken:
– E-Mail
Die E-Mail war der Vorreiter der elektronischen, internen Unternehmenskommunikation. Sie hat die klassischen Rund- und Informationsschreiben auf Papier so gut wie abgelöst und spielt bis heute in der Unternehmenskommunikation eine zentrale Rolle.
– Intranet
Ein Intranet ist ein geschlossenes, elektronisches Netzwerk. Im Gegensatz zum Internet haben zu solchen Netzwerken nur bestimmte Personen von Unternehmen bzw. Organisationen Zugang. Ein Intranet stellt für viele weitere Instrumente, beispielsweise für interne Newsletter und Blogs, die technische Basis dar.
– Interner Newsletter
Zusammen mit dem internen Blog quasi der Nachfolger der Mitarbeiterzeitschrift. Ein Newsletter kann via E-Mail versendet oder als Download im Intranet zur Verfügung gestellt werden.
– Interner Blog
Ein Blog (Kunstwort aus Web und Log für Logbuch/Tagebuch) war ursprünglich eine Art Tagebuch, das im Internet öffentlich zugänglich war. In den letzten Jahren hat sich diese Spielerei zu einem mächtigen Kommunikationsinstrument gewandelt, das sich auch vielfältig in der Unternehmenskommunikation einsetzen lässt. Ein Blog als Teil eines Intranets ermöglicht dem Management eine unmittelbare Ansprache der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die wiederum direkt Feedback geben können. Ein Blog ist auch eine ideale Plattform für den Austausch und Wissenstransfer innerhalb der Belegschaft. Die Möglichkeit Fotos und Videos einzubinden, macht dieses Instrument der internen Unternehmenskommunikation besonders lebendig.
– Wikis
Ein Wiki ist eine Website, die von bestimmten Personen gelesen und editiert werden kann. Das wohl bekannteste Beispiel ist die Online-Enzyklopädie Wikipedia. In Unternehmen werden Wikis zum Sammeln und Verteilen von Informationen genützt. So können beispielsweise Anleitungen für Maschinen in Form von Handbüchern zur Verfügung gestellt werden, die von anderen Mitarbeitern erweitert und verbessert werden können. Wikis dienen auch der Dokumentation und stellen damit sicher, dass bei Krankheit oder Ausscheiden eines Mitarbeiters das Wissen im Unternehmen bleibt.
– Instant-Messaging-Tools
Instant-Messaging-Tools ermöglichen die Kommunikation zwischen Mitarbeitern in Form von Text- sowie Ton- und Videonachrichten. Sie helfen die E-Mail-Flut einzudämmen und gelten als die schnellsten Kommunikationstools. In Unternehmen sind die Messaging-Tools Slack und Skype weit verbreitet, aber auch das bekannte WhatsApp wird gerne genützt.
– Social Media
Auch die Sozial Media Kanäle eines Unternehmens können für die interne Kommunikation eingesetzt werden. In geschlossenen Facebook- oder LinkedIn-Gruppen können beispielsweise Informationen bereitgestellt werden und die Mitarbeiter untereinander kommunizieren. Vor allem für kleinere Unternehmen, die nicht die finanziellen oder zeitlichen Ressourcen für ein eigenes Intranet haben, stellen Social Media Anwendungen eine sehr gute Alternative dar.
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