Die 3 Ebenen der internen Unternehmenskommunikation

Wenn Sie die interne Kommunikation in Ihrem Unternehmen neu aufsetzen wollen, sollten Sie sich zuallererst über die drei miteinander verwobenen Ebenen Unternehmensstruktur, Kommunikationskultur und Kommunikationsstrategie Gedanken machen. Das Berücksichtigen und Zusammendenken aller drei Ebenen ermöglicht den Aufbau einer zielgerichteten, effizienten und nachhaltigen internen Kommunikation. 

Unternehmensstruktur

Der Begriff Unternehmensstruktur meint die Organisationsstruktur im betriebswirtschaftlichen Sinn. Sie bildet den Aufbau, die Hierarchie und Zuständigkeiten eines Unternehmens ab. Eine klare Struktur ist nicht nur für die Außenwirkung zentral; auch für die interne Organisation eines Unternehmens ist sie äußerst relevant. Sie stellt eine wichtige Orientierungshilfe für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern dar und beeinflusst in erheblichem Maße betriebliche Prozesse. Die Unternehmensstruktur gibt auch den organisatorischen, inhaltlichen und formellen Rahmen für die interne Unternehmenskommunikation vor. Eine zentrale Überlegung betrifft dabei die organisatorische Einteilung: Sollen die Agenden, die die interne Kommunikation betreffen, von anderen Abteilungen, wie beispielsweise Human Resources oder Marketing mitbetreut oder soll eine eigene Abteilung eingerichtet werden? Weiters spielen die Fragen, wie Kommunikationsprozesse organisiert und Maßnahmen umgesetzt werden, eine wichtige Rolle.

Kommunikationskultur

Die Kommunikationskultur eines Unternehmens definiert die Art und Weise wie das Management mit der Belegschaft und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter untereinander kommunizieren. Sie ist dabei eng an die Unternehmensstruktur gekoppelt. Die Instrumente der internen Kommunikation müssen deshalb im Einklang mit der bereits etablierten firmeninternen Struktur stehen. Ist zum Beispiel ein Unternehmen stark hierarchisch strukturiert, würde ein interner Blog, der von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ohne Vorgaben geführt werden kann, über kurz oder lang zu Verwirrung und Missverständnissen führen. Ein interner Newsletter, der zentral erstellt und verbreitet wird, wäre bei top-down organsierten Unternehmen beispielsweise die bessere Wahl. Umgekehrt würden es Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von eher egalitär geführten Unternehmen wohl nicht verstehen, wenn sie das firmeninterne Instant-Messaging-Tool nicht für die Organisation der Firmen-Weihnachtsfeier nützen dürften. Es gilt daher der Grundsatz, dass ein Wandel in der internen Kommunikation immer mit einem Wandel der Unternehmensstruktur einhergehen muss und vice versa.

Kommunikationsstrategie

Die Kommunikationsstrategie beschäftigt sich mit der konzeptionellen und strategischen Planung sowie Umsetzung der internen Kommunikation. Die Beantwortung von drei wesentlichen Fragen steht dabei im Zentrum des Interesses:

1. Welche Informationen brauchen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für ihre Arbeit?
2. Wann brauchen sie diese Informationen?
3. Wie werden die Informationen bestmöglich an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeit weitergegeben?

Um diese Fragen beantworten zu können, bedarf es vor der Umsetzung einer intensiven Analyse und Planung. Eine genaue Formulierung der angestrebten Ziele und eine exakte Definition der Dialoggruppen innerhalb des Unternehmens sind dafür eine Grundvoraussetzung. Die gesetzten Maßnahmen, zum Beispiel Einbindung der Belegschaft in Videoproduktionen oder die Einrichtung eines von Mitarbeitern moderierten Diskussionsforums und die angewendeten Instrumente, beispielsweise ein neuer Email-Client oder das Bereitstellen eines Firmen-Wikis, müssen nach der Implementierung auch evaluiert und nötigenfalls angepasst werden.

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